31 marzo, 2020

¿Cómo implementar un plan para el mantenimiento preventivo de flotas?

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¿Cómo implementar un plan para el mantenimiento preventivo de flotas?

El mantenimiento preventivo de flotas es una estrategia de gestión que ayuda a los gestores de flotas a reducir gastos y a alcanzar la optimización de sus flotas. Para realizarlo efectivamente se necesita formular un plan de mantenimiento y aplicarlo correctamente. Hoy te contamos por qué es importante contar con un plan, cómo desarrollarlo y cómo aplicarlo. 

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La gestión preventiva es la que se adelanta a posibles problemas porque, cuando debe calcular costos,  reconoce que solucionar un problema una vez que este está presentado le será más caro que prevenirlo. El mantenimiento preventivo de flotas consiste en aplicar esta estrategia al cuidado mecánico de los vehículos. 

El mantenimiento preventivo de flotas aumenta la vida útil del vehículo y evita gastos de reparación, que siempre son más altos que los preventivos. 

Además hay otras pérdidas asociadas a la avería de un vehículo. Por ejemplo, el tiempo que el vehículo no se encuentra en funcionamiento y puede afectar la cadena de suministros, o puede averiarse la fuente de frío o calor que garantiza la integridad de la carga durante el transporte de alimentos. 

Además de este tipo de impacto, también pueden producirse otros costos intangibles como el daño en la relación con un cliente por la incapacidad de cumplir con el servicio y la pérdida de reputación. 

¿Qué es el plan de mantenimiento preventivo de flotas? 

El plan de mantenimiento  es una planilla o plataforma de trabajo donde se programan revisiones cíclicas de diversos elementos de los vehículos. La gestión de flotas debe incluir de modo detallado qué será revisado en cada vehículo y cuándo. 

Un mantenimiento preventivo de flotas que logre maximizar recursos tiene que incluir estas definiciones principales: 

  1. 1. ¿Qué componentes del vehículo serán parte de las revisiones?
  2. 2. ¿Cuál es la vida útil de cada uno de estos componentes?
  3. 3. ¿Qué trabajos deben realizarse para optimizar la vida útil de cada uno?
  4. 4. ¿Con qué frecuencia se realizarán las revisiones?

Una vez que ya se cuenta con un plan, ¿cómo se implementa? 

1. Designar quién realiza el servicio de mantenimiento preventivo de flotas

Los cuidados mecánicos pueden ser realizados por miembros de la misma empresa dueña de la gestión de flotas o por servicios externos. Para elegir quién debe desarrollar la revisión es importante evaluar la idoneidad del personal y la tecnología de la que dispone para revisar los componentes del vehículos que serán parte de esa etapa del mantenimiento preventivo de flotas.

Una vez elegido el encargado de realizar las revisiones, se suele recomendar que ese mismo se ocupe siempre de revisar el vehículo para facilitar que se familiarize con su funcionamiento.

Un mecánico con gorra y guantes fluorescentes revisa un camión colorado siguiendo el programa del plan para el mantenimiento preventivo de flotas.  En el mantenimiento preventivo de flotas el cambio constante de mecánico puede producir el mismo efecto que el "multiusuario" en la conducción: falta de familiarización con el vehículo y pérdida de conocimiento sobre este.

2. Establecer recordatorios y alarmas

Respetar la ciclicidad es fundamental para que el mantenimiento preventivo de flotas sea exitoso. Por eso, una vez establecida la frecuencia de las revisiones se deben agendar de modo que no se olvide ninguna, para lo que es útil contar con alarmas que avisen cuando se aproxima la próxima revisión.

Por esta razón, dentro de la tecnología para flotas hoy existe tecnología para flotas, como Fliit, que generan un sistema de alertas y avisos cuando se aproxima la próxima fecha de revisión del vehículo.

Agendar cada mantenimiento preventivo de flotas ayuda también a evitar que se interrumpa el flujo de trabajo. Si un gestor de flotas sabe cuándo y por cuánto tiempo estará detenido un vehículo de su flota puede organizar el trabajo de modo que pueda prescindir de aquel durante ese tiempo, disminuyendo el costo por inactividad y bajando los costos logísticos.

3. Registrar los resultados en un fichaje de mantenimiento

En la implementación del plan de mantenimiento es importante dejar asentado que, efectivamente, se ha realizado la revisión de cada componente en la fecha establecida. También se debe permitir que quién realizó el mantenimiento preventivo de flotas anote también observaciones del estado de cada elemento. Estas pueden ayudar en la próxima revisión, pero también son importantes para conocer el estado de cada vehículo y saber si algún componente tendrá que ser reemplazado en el corto plazo y considerarlo en al momento de calcular costos.

2-5Se debe promover que el mecánico encargado realice comentarios luego de la revisión programada para el mantenimiento preventivo de flotas.

4. A partir de los resultados, revisar el plan

El plan de mantenimiento debe ir adaptándose a la realidad luego de cada mantenimiento preventivo de flotas. Este es un modo de evitar ineficiencias en el plan e ir mejorándolo progresivamente. Por ejemplo, si la revisión de los neumáticos muestra que siempre tienen en estado óptimo la presión, la alineación, el balanceo y no tienen deterioro por fricción (y cualquier otro elemento que se haya establecido en el plan); se puede alargar el plazo en el que se realiza este mantenimiento preventivo de flotas.

Además, en el largo plazo, se debe revisar también si se logran disminuir gastos para el mantenimiento preventivo de flotas. Como el objetivo del mantenimiento preventivo de flotas es maximizar recursos por medio de la optimización de flota, si no se ven los beneficios al calcular costos se debe revisar nuevamente el plan de mantenimiento.

Las soluciones de avanzada, la herramiento esencial en la implementación de un plan de mantenimiento de flotas 

Como ya se ha dicho, las soluciones de avanzada como Fliit cuentan con alarmas que avisan al gestor de flotas cuándo debe realizarse el próximo mantenimiento preventivo de flotas previamente programado. 

Sin embargo, las funciones de estas soluciones de gestión no se terminan ahí.  El monitoreo detallado que permiten de cada unidad ayuda a detectar el deterioro de los elementos del vehículo incluso mientras este se encuentra en funcionamiento, ayudando a revisar su estado en tiempo real y planificar su revisión o reemplazo con mayor antelación para reducir costos.

Algunas de las funciones de control y monitoreo avanzadas son: el estado de las luces, los kilómetros recorridos, la temperatura del motor, las revoluciones por minuto del motor (RPM), el nivel y consumo de combustible, el voltaje de la batería y las fallas eléctricas del motor. Además, algunas soluciones de gestión permiten el monitoreo de otros KPI específicos del rubro al que se dedique la flota. Por ejemplo, permite monitorear la temperatura de la caja y la apertura de puertas para el transporte de alimentos. 

Un camión de bomberos y dos autos de policía asisten a una emergencia en la noche, su correcto funcionamiento garantizado por el mantenimiento preventivo de flotas. Las soluciones de avanzada, como Fliit, permiten monitorear elementos específicos como el uso indebido de luces y sirenas en los vehículos de emergencia para mejorar el mantenimiento preventivo de flotas.

Las soluciones de gestión también facilitan el análisis del monitoreo por medio de la analítica descriptiva.  La analítica descriptiva es un agregado de los resultados del monitoreo que permite detectar ineficiencias para reducir costos logísticos. Por ejemplo, gracias a la analítica descriptiva se pueden detectar malos hábitos de conducción que reducen la vida útil del vehículo. 

Al realizar analítica de avanzada, Fliit complementa la analítica descriptiva con las analíticas predictiva y la prescriptiva. 

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