26 noviembre, 2018

Cómo calcular los costos operativos en una flota de vehículos

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Cómo calcular los costos operativos en una flota de vehículos

Gastos fijos y variables, y el rol de los sistemas de gestión de flota en la optimización del presupuesto.

La administración de costos es un aspecto esencial para la gestión de flotas de transporte. Conocer al detalle cuánto se gasta permite establecer presupuestos realistas y trazar objetivos de mejora más inteligentes.

Costos directos e indirectos

Una empresa tiene dos grandes tipos de costos asociados a su actividad logística: los directos y los indirectos. Veamos cada uno por separado.

Los costos directos están relacionados estrictamente con el servicio de transporte, y pueden ser tanto fijos como variables.

Los costos directos fijos son aquellos que se mantienen independientemente del número de viajes realizados por los vehículos, e incluyen:

  • -El sueldo y cargas sociales de los conductores.
  • -Impuestos sobre el vehículo (patente, VTV) y sobre la actividad.
  • -Seguros sobre el vehículo, la carga o los pasajeros.
  • -Gastos de financiación asociados a la adquisición de los vehículos.

Los costos directos variables están vinculados al nivel de actividad de los transportes. Usualmente implican:

  • -Gastos de combustible.
  • -Gastos en el recambio de neumáticos, lubricación, o reparaciones.
  • -Gastos de mantenimiento preventivo.
  • -Gastos de peaje.
  • -Viáticos de los conductores.

Los costos indirectos, a su vez, tienen que ver con gastos de estructura, e incluyen gastos comerciales y de administración, material de oficina, sistemas de gestión, etc. El cálculo de los gastos indirectos varía según las características de negocio.

Cómo calcular los gastos variables

¿Cómo utilizamos los indicadores mencionados en el punto anterior para seguir de cerca el rendimiento de una flota y optimizar sus costos?

En primer lugar, cabe mencionar que los costos fijos se integran sin mayor dificultad en las previsiones del gasto, ya que se mantienen estables durante todo un período. Sin embargo, cuando observamos los gastos variables, es necesario calcularlos en base al nivel de actividad; o lo que es lo mismo, en base a los kilómetros recorridos. Por ejemplo:

  • -Gasto anual de combustible por kilómetros recorridos.
  • -Gasto anual de mantenimiento por kilómetros recorridos.
  • -Gasto anual en neumáticos por kilómetros recorridos.
  • -Gasto anual en reparaciones por kilómetros recorridos.

Estos indicadores deben calcularse para cada vehículo. De esta forma, se puede detectar qué unidades necesitan más atención a la hora de realizar los mantenimientos programados.

En segundo lugar, es importante realizar una revisión de los gastos variables en relación a las rutas establecidas para cada unidad. Este tipo de análisis puede ayudarnos a conocer qué caminos presentan dificultades y redundan, por ejemplo, en un mayor consumo de combustible, o en un desgaste inusual de los neumáticos.

El rol de los sistemas de gestión de flotas

Los sistemas de gestión como Fliit permiten realizar un seguimiento detallado de la actividad de cada unidad de transporte, facilitando el registro de información y los posteriores cálculos respecto de su rendimiento.

Entre las funciones avanzadas de Fliit se cuentan las de monitoreo de combustible, horómetro (tiempo de uso), odómetro (kilómetros recorridos), y estado del vehículo (si está encendido o apagado). Estos datos hacen que la gestión de costos de una flota de vehículos sea más sencilla, y que las decisiones sobre el rendimiento de las unidades estén basadas en información confiable.

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